REISHA: Seleksi Dokumen Beasiswa Monbukagakusho 2010

Tulisan sebelumnya… (prev: tentang beasiswa)

Kali ini saya akan menceritakan pengalaman saya hingga akhirnya saya mendapatkan beasiswa MEXT (Monbukagakusho/Monkasho/Monbusho) program Research Student. Cerita pengalaman saya ini akan saya pisah ke dalam beberapa tulisan

Tahap paling awal untuk mendapatkan beasiswa apapun tentunya melakukan pendaftaran. Pada tahap ini kita harus menyiapkan segala dokumen yang diperlukan. Telitilah dalam menyiapkannya, jangan sampai ada yang terlewat (berapa jumlah asli, berapa jumlah fotokopi). Kedubes tidak akan menerima dokumen yang tidak lengkap.

Dokumen apa saja yang diperlukan? Ini dia, saya tuliskan berurutan sesuai application procedure. Oh iya, sebelumnya, ada 4 form yang disediakan oleh Kedubes, yaitu Application Form, Field of Study and Study Program, Recommendation Form, dan Certificate of Health. 4 form tersebut bisa di-download atau diambil langsung di Kedubes. (skip saja 1-10 kalau tulisan saya kepanjangan :p)

1.  Application Form

Form ini isinya data pribadi dan riwayat hidup. Ada banyak data yang harus diisi dengan benar. Jadi, sekali lagi, telitilah. Jangan sampai membuat kesalahan.

2. Field of Study and Study Program

Form ini berisi penjelasan mengenai area studi kita serta rencana dan topik riset nantinya di Jepang. Jika Anda Googling form ini harus diisi seperti apa, jawabannya akan macam-macam. Ada yang cuma memberikan gambaran singkat dalam form yang ada, ada juga yang melampirkan semacam proposal riset. Kalau versi saya, bagian detail riset saya saya kelompokkan ke dalam beberapa subbab, di antaranya tujuan, objektif, outline, dan metodologi. Ya standar seperti proposal ilmiah lah, tapi dibuat lebih simpel.

Saya sendiri termasuk beruntung soal topik riset ini. Topik riset saya buat sendiri hanya dalam semalam, tidak sempat direvisi oleh dosen saya di ITB, apalagi sama profesor di Jepang. Hihi. Berhari-hari saya sibuk memikirkan topik apa yang akan saya ajukan dan mencari bahan-bahan, belum memutuskan apa topiknya. Yang namanya anak IF ITB sudah identik dengan deadliner, saat waktu sudah mepet barulah si otak ini encer. Hehehe… Waktu itu saya nekat saja, yang penting berkas-berkasnya lengkap

Tapi saya sarankan, jangan tiru saya. Hehehe.Lebih baik proposal riset ini disiapkan dari jauh-jauh hari. Jika Anda memang berniat mencari beasiswa S2 atau S3 ke luar negeri, sebagian besar beasiswa, setau saya, mensyaratkan topik riset. Lebih baik lagi jika Anda bisa konsultasi dengan dosen di kampus sehingga proposal Anda bisa direvisi. Dan lebih baik lagi jika Anda sudah berkorespondensi dengan profesor di universitas yang ingin Anda tuju dan mengonsultasikan topik riset Anda kepada beliau.

Mengenai topik riset sendiri, buatlah topik riset yang menarik dan berbobot. Katanya topik riset ini cukup mempengaruhi aplikasi kita diterima atau tidak. Topik ini bisa dicari sendiri, ataupun mencari topik riset yang ada pada lab-lab di universitas di Jepang.

3. Photograph

Pas foto. Standarlah. Tertulisnya sih dimintanya 4,5 x 3,5 cm. Jarang sih ukuran seperti ini di Indonesia. Waktu itu saya masukkan saja ukuran 4×6. Buat yang berjilbab seperti saya, tidak usah kuatir memasukkan foto yang berjilbab. Di persyaratan memang tertulis uncapped photograph, tapi cap yang dimaksud di sana adalah topi dan sejenisnya. Jilbab tidak tergolong cap. Jangan sampai melepas jilbab hanya karena beasiswa

4. Academic Transcript

Transkrip yang diminta adalah yang dalam bahasa Inggris. Jika Anda belum lulus, mintalah transkrip terbaru.

5. Recommendation from University

Ini isinya rekomendasi dari dosen Anda di kampus. Gunakan form yang disediakan oleh Kedubes dan mintalah dosen untuk mengisinya dengan bahasa Inggris.

6. Recommendation from Employer

Ini diisi hanya jika Anda sudah bekerja. Waktu itu saya belum bekerja, lulus saja belum. Hehehehe.

7. English or Japanese Proficiency Certificate

Bentuknya berupa TOEFL atau JLPT. Salah satunya saja. Tentang TOEFL sendiri, bebas, bisa saja TOEFL institusional (ITP), internasional (iBT), bahkan prediksi (biasanya bisa diambil di lembaga kursus bahasa Inggris). Waktu itu saya memasukkan TOEFL prediksi saja, lagi-lagi nekat. Waktu saya sudah mepet sehingga tidak mungkin untuk mendapatkan TOEFL ITP. Kalau mau ambil TOEFL iBT, biayanya sangat mahal (waktu itu $150), hehe. Untuk mendapatkan skor >550 saya sampai ambil tes 2x. Tes pertama soalnya cuma dapat 533. Riskan sekali kalau kita memasukkan TOEFL di bawah yang disyaratkan

8. Medical Certificate

Atau simpelnya, keterangan kesehatan. Ini akan cukup menguras dompet, jadi siapkan dana. Hehe. Untuk mengisi form ini kita perlu tes darah dan rontgen (chest x-ray). Untuk yang di ITB, Anda bisa melengkapi form ini di Bumi Medika Ganesha. Dokternya sudah pengalaman mengisikan form ini. Tes darah dan rontgen juga bisa langsung di sana. Biayanya waktu itu kalau tidak salah Rp 119.500 untuk tes darah dan Rp 45.000 untuk rontgen.

9. Graduation Certificates

Semua ijazah degree yang dipunya (S1, S2). Lampirkan terjemahan bahasa Inggrisnya. Waktu apply, saya belum lulus, jadi diganti dengan surat keterangan dari kampus yang menyatakan bahwa saya akan lulus pada Oktober 2009 (target lulus saya).

10. Abstracts of Theses

Abstrak dari tugas akhir/skripsi dan tesis (kalau sudah S2). Waktu apply, TA saya bahkan baru sampai bab 3, yang artinya saya belum dapat kesimpulan akhir dari TA saya. Hehe. Lagi-lagi saya nekat, saya tulis saja kesimpulan yang kira-kira akan saya dapatkan. Hihihi. Yang penting TA saya apa sudah tergambar

***

Itu dia dokumen-dokumennya. Dokumen ini harus sampai di kedubes paling lambat sesuai batas waktu yang diberikan. Jadi jika Anda tidak akan mengantar langsung berkas-berkas tersebut ke Kedubes, perhitungkanlah waktu pengiriman.

Lagi-lagi saya deadliner waktu itu. Deadline-nya 22 Mei 2009. 21 Mei 2009 tanggal merah yang artinya kantor-kantor tutup. Saya putuskan deadline saya maksimal 19 Mei 2009 berkas sudah diantar ke kantor pos, karena saya tidak bisa mengantar langsung dokumen ke Jakarta. Harap-harap cemas juga waktu itu. Saya cuma berdoa, ‘ya Allah, jika memang ada jalan buat saya ke Jepang, maka mudahkanlah’.

Oiya, untuk berkas-berkasnya, jika memang dikirimkan, susunlah berurutan sesuai urutan yang ada di atas. Susun yang rapi. Amannya memang diantar langsung, karena jika ada kesalahan bisa langsung diperbaiki.

Kedubes akan menyeleksi dokumen yang masuk dari seluruh Indonesia. Nantinya akan diambil sekitar 100 orang. Waktu itu di web Kedubes tertera ‘Ujian tertulis Bahasa Jepang dan Bahasa Inggris akan dilaksanakan di Jakarta, Surabaya, Medan pada awal Juni 2009.’ Artinya, dalam perhitungan saya, hasil seleksi dokumen ini akan diumumkan pada awal Juni.

Bulan Juni pun datang. Awal Juni masih belum ada kabar. Pertengahan, hingga akhir Juni, juga masih belum ada kabar. Waktu itu saya sudah benar-benar pasrah. Rasanya saya sudah mengerahkan usaha saya semaksimal mungkin untuk mendaftar beasiswa ini. Dari bulan Februari 2009 saya cari-cari informasi, tanya-tanya sama senior. Saya juga coba-coba belajar bahasa Jepang. Saya juga sudah berdoa sebanyak-banyaknya. Juni berakhir, masih belum ada kabar

Akhirnya, kalau tidak salah tanggal 8 Juli 2009, saya ditelepon mama. Mama saya bilang, barusan beliau ditelepon Kedubes memberitahukan jadwal tes tulis dan wawancara saya. Huaaa… Alhamdulillah. Biasanya sih Kedubes menelepon langsung ke yang bersangkutan, cuma waktu itu katanya Kedubes tidak bisa menghubungi HP saya. Kenapa ya? Apa karena HP saya waktu itu lagi saya pake buat online… online… ? :p

Saya pastikan lagi ke Kedubes bahwa jadwal tes tertulis 13 Juli 2009 dan jadwal wawancara saya 17 Juli 2009. Alhamdulillah. Lagi-lagi saya berdoa, ‘ya Allah, jika memang ada jalan buat saya ke Jepang, maka mudahkanlah’.

Bersambung… (next: tes tertulis)